云南大学党政办公室收发文管理制度

（试行）

一、总则

第一条 为提高办文速度和质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，结合党政办公室的实际情况，特制订本制度。

第二条 文件管理内容主要包括：上级函、电、来文，学校上报、下发的各种文件、资料。同级相关方的函、电、来文。

二、收文的管理

第三条 公文的签收：

凡来自云南省政府非涉密公文交换系统和云南教育系统公文交换平台的来文，均由办公室收文秘书登记签收。

第四条 公文的编号保管：

1.办公室收文秘书对上级来文拆封后应及时附上“外来文件流单”，并分类登记编号保管；

2.学校外出人员开会带回的文件及资料，应及时送交办公室收文秘书进行登记编号保管，不得个人保存。

第五条 公文的阅批与分转：

1.凡正式文件均需由党政办公室主任或副主任根据文件内容和性质提出拟办意见，由收文秘书分送承办部门阅办，重要文件应呈送学校行政领导亲自阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完，紧急文件要即阅即办；

2.一般函、电、单据等文件，分别由办公室收文秘书直接分转承办部门阅办。

3.为加速文件运转，办公室收文秘书应在当天将文件送到学校行政领导和承办部门，如关系到两个以上业务部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过两天(特殊情况例外)。

第六条 文件的传阅与催办：

1.传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带至家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容；

2.阅读文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将文件交回收文秘书，切忌横传，阅批文件一般不得超过两天，阅后应签名以示负责。如有领导“批示”、“拟办意见”，办公室收文秘书应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜；

3.办公室收发人员对文件负有催办检查督促的责任，承办部门接到文件应立即指定专人办理，不得将文件压放分散。如确系工作需要备查，应按照有关保密规定，并征得办公室主任同意后，予以复印或摘抄，原件应及时归档周转，以防丢失。

三、发文的管理

第七条 发文的规定：

学校上报下发正式文件由党政办公室负责。

第八条 发文的范围

1.凡是以学校名义发出的文件、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报，均属发文范围；

2.下发文件主要用于：(1)学校规章制度；(2)转发上级文件或根据上级文件精神制订的文件；(3)公布体制机构变动或干部任免事项；(4)公布重大人事管理、教学管理和学生管理等工作的决定；(5)发布有关奖惩决定和通报；(6)其他有关重大事项；

3.上行文件主要用于：对上级呈报工作计划、请示报告、处理决定；

4.平行文件主要用于：同相关单位联系有关重大学科管理、教学管理、人事管理、财务管理等事宜；

5.各职能部门、各院和各单位如开专题会议所做的决定，一般都不应发文，可以各职能部门名义发会议纪要；

6.各职能部门、各院和各单位与外单位发生的一般业务联系，可以各部门的名义对外发函(应各自编号备查)，不以学校名义发文。

四、发文程序与要求

第九条 发文程序规定

1.各部门需要发文，应事先向办公室提出申请；拟搞人应填写《发文拟稿单》，并详细写明文件标题、发送范围、印刷份数、标定日期；

2.草拟文稿必须从学校角度出发，做到情况确实、观点鲜明、条理清楚、层次分明、文字简练、标点符号正确、书写工整；

3.办公室对文稿格式进行审查和修改。对涂改不清、文字错漏严重、内容不妥、格式不符的文稿应退回拟稿部门重新拟稿；

4.经办公室审查修改后的文稿，送主管领导核稿(对文稿内容、质量负责)；

5.对审核时修改较多，有碍打印和存档的文稿，应由拟稿部门重新整理清楚；

6.需经会签的文稿，由办公室在交付打印前送会签部门会签；

7.经领导批准签发后的文稿交办公室统一编号打印；

8.文件打印清样，应由拟稿人校对，校对人员应在发文稿上签名；

9.纸质文件在用印制文前可经核稿人校对一次，如果已印制用印完成的文件需修改的，原则上必须经电子流程重新发文处理（上级部门有修改要求的除外）。

10.文件印制后，由办公室派专人分发并检查落实情况。

五、文件的借阅和归还

第十条 各部门有关工作人员因工作需要借阅一般文件，需经本部门负责人同意后办公室方可借阅。

第十一条 借阅文件应严格履行借阅登记手续，就地阅看，按时归还。任何人不得将文件带走或全文抄录，不允许拆卷和在文件上勾划等。

第十二条 各部门应指定一位责任心强的同志负责文件收交、保管、保密、催办检查工作。

六、文件的立卷与归档

第十三条 文件的归档范围：

以学校名义形成的文件统一由办公室负责归档；其它部门日常工作中形成的活动资料，由各职能部门、各院和各单位负责立卷归档。

第十四条 立卷要求：

1.文件立卷应按照内容、名称、作者、时间顺序，分门别类地进行整理归档；

2.立卷时，要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全，保持文件、材料的完整性；

3.要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。重要工作、重要会议形成的文件材料，要及时立卷归档；

4.上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向办公室移交，清单一式两份(交接部门各留存一份备查)。

七、文件的销毁

第十五条 对于多余、重复、过时和无保存价值的文件，办公室应定期清理造册，办理销毁手续。